Pedoman Terbaru Penulisan Transkrip Nilai dan Ijazah Tahun 2025: Dowload Format Transkip, Ketentuan, dan Dasar Hukum

GARIZAH Mei 26, 2025

Transkrip nilai dan ijazah merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti resmi kelulusan dan capaian akademik peserta didik. Agar dokumen tersebut sah secara hukum dan seragam secara nasional, Kementerian Pendidikan serta pemerintah daerah telah menerbitkan sejumlah regulasi dan pedoman yang wajib dijadikan acuan dalam penulisannya. Berikut ini adalah rangkuman komprehensif dari tiga dokumen utama:

  • Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024

  • Pedoman Pengelolaan Ijazah 2025

  • Pergub Jatim No. 30 Tahun 2023 tentang Tata Kearsipan

1. Transkrip Nilai sebagai Dokumen Pendamping Ijazah

Sesuai Pasal 4 Permendikbudristek No. 58 Tahun 2024, transkrip nilai wajib menyertai ijazah. Transkrip ini mencatat semua nilai akhir mata pelajaran selama masa studi. Dokumen ini juga memiliki kedudukan hukum yang sama pentingnya dengan ijazah dan harus diterbitkan oleh satuan pendidikan yang terakreditasi.

Komponen Wajib Transkrip Nilai:

  • Nomor Transkrip Nilai
  • Nama Satuan Pendidikan dan NPSN
  • Identitas lengkap pemilik (nama, tempat dan tanggal lahir, NISN)
  • Nomor Ijazah Nasional
  • Tanggal kelulusan
  • Daftar mata pelajaran dan nilai akhir
  • Tanggal penerbitan
  • Nama, jabatan, dan tanda tangan Kepala Sekolah

Komponen Ijazah:

  • Nomor Ijazah Nasional
  • Identitas lengkap siswa
  • Keterangan kelulusan
  • Foto siswa
  • Tanggal dan tempat penerbitan
  • Tanda tangan Kepala Sekolah

Bahasa dan Format:

  • Wajib ditulis dalam Bahasa Indonesia
  • Dapat diterjemahkan ke bahasa asing untuk keperluan internasional
  • Format diunduh dari sistem Kementerian

2. Penulisan dan Legalitas Tanda Tangan

Baik transkrip nilai maupun ijazah disahkan oleh kepala satuan pendidikan. Tanda tangan dapat berbentuk:

  • Basah, disertai stempel sekolah
  • Elektronik tersertifikasi, tanpa stempel (menggunakan sistem BSrE)

Jika menggunakan tanda tangan elektronik, satuan pendidikan juga harus memberikan dokumen elektronik kepada pemilik ijazah/transkrip.

3. Format Penomoran Dokumen

Penomoran pada transkrip nilai maupun ijazah nasional ditentukan oleh sistem Kementerian dan diajukan oleh satuan pendidikan melalui aplikasi online dengan surat pertanggungjawaban mutlak.

Namun, untuk dokumen administratif lain seperti surat pengantar ijazah atau dokumen arsip manual, harus mengikuti sistem kearsipan berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 30 Tahun 2023 tentang Tata Kearsipan.

Pola Penomoran Surat Resmi (mengacu pada Pergub Jatim):

Pola ini mencakup kode klasifikasi, nomor urut, bulan, dan tahun. Misalnya:
400.3/012/421.5.18.18/VI/2025
Penjelasan:

  • 400.3 → Kode klasifikasi "Pendidikan"
  • 012 → Nomor urut
  • 421.5.18.18 → Kode lembaga (misal sekolah)
  • VI → Bulan penerbitan (Romawi)
  • 2025 → Tahun penerbitan

Kode klasifikasi arsip "Pendidikan" tercantum sebagai 400.3 dalam Lampiran II Pergub tersebut.

Catatan:

  • Sekolah dapat menetapkan kode sekolah internal (144) sesuai ketetapan dari yayasan atau Dinas Pendidikan.
  • Sekolah negeri umumnya mengikuti kode resmi dari Dinas Pendidikan.
  • Sekolah swasta tidak wajib mengikuti pola penomoran Pergub Jatim secara ketat, tetapi disarankan mengadopsi pola serupa untuk tertib administrasi.

4. Ketentuan Penulisan Nilai

Pedoman 2025 menegaskan:

  • Nilai ditulis dengan angka (bisa dua desimal) 
  • Nilai berasal dari penilaian sumatif akhir jenjang
  • Format nilai harus seragam sesuai panduan format Kementerian

Format Penulisan Nilai:

Nilai ditulis dalam bentuk:

  • Angka desimal dua digit (contoh: 86.25)

Aturan Pembulatan:

72,495 dibulatkan menjadi 72,50
85,754 dibulatkan menjadi 85,75

Penulisan nilai harus konsisten antara transkrip dan dokumen lain (SKL, rapor).

5. Penatausahaan dan Penyimpanan

Semua dokumen ijazah dan transkrip nilai harus diarsipkan:

  • Hasil pindai (jika tanda tangan basah)
  • File digital resmi (jika tanda tangan elektronik)

Jika sekolah ditutup, dokumen wajib diserahkan kepada Dinas Pendidikan.

6. Perbaikan dan Penerbitan Ulang

Jika terjadi kesalahan penulisan:

  • Perbaikan transkrip nilai diterbitkan dengan nomor baru disertai keterangan kesalahan
  • Disahkan oleh kepala sekolah yang menjabat saat itu
  • Format perbaikan khusus tersedia dalam Lampiran II Permendikbudristek 58/2024

7. Unduh Dokumen Resmi

Berikut adalah tautan unduh untuk referensi lengkap:

Kesimpulan

Dokumen transkrip nilai kini tidak hanya berfungsi sebagai pelengkap ijazah, melainkan sebagai bukti otentik yang setara pentingnya dalam dunia pendidikan. Dengan adanya regulasi terbaru, setiap satuan pendidikan harus menerapkan sistem yang akurat, tertib, dan legal dalam penyusunan serta penerbitan ijazah dan transkrip nilai. Kesesuaian dengan ketentuan teknis dan penggunaan sistem informasi modern menjadi kunci pengelolaan dokumen pendidikan yang profesional dan terpercaya.

GARIZAH

Diposting oleh GARIZAH

MODAL NIAT

Posting Komentar

2 Komentar